Mikä on sisäinen sovellus ja mihin sitä käytetään?

Sisäisellä sovelluksella tarkoitetaan työkalua, jota käytetään yrityksen omien työntekijöiden kesken – ei asiakkaiden tai ulkopuolisten toimesta. Tavoitteena on yleensä helpottaa arjen tekemistä: automatisoida rutiineja, kerätä tietoa, hoitaa kirjauksia tai ohjata prosesseja sujuvammin.

Tällaisia sovelluksia voi olla esimerkiksi:
– tuntikirjaus tai työvuorojen hallinta
– tarjouslaskuri
– huoltokeikan dokumentointi kentällä
– lomake henkilöstön sisäisiin ilmoituksiin

Yhteistä näille on se, että ne ratkaisevat pienen mutta konkreettisen ongelman – usein sellaisen, joka ei hoidu järkevästi valmiilla työkaluilla tai sähköpostilla. Moni pk-yritys lähtee kehittämään omaa ratkaisua juuri siksi, ettei mikään olemassa oleva työkalu tunnu istuvan arkeen. Ja vaikka sovellus ei tuota euroja kassaan, se voi silti maksaa itsensä takaisin ajassa, sujuvuudessa ja virheiden vähenemisenä.

Miten perustellaan investointi, joka ei tuota suoraan rahaa?

Sovellusta, joka ei ole myynnissä tai asiakkaiden käytössä, voi olla vaikea perustella liiketoimintapäätöksenä. Mutta monessa tapauksessa hyödyt näkyvät muualla kuin suorassa kassavirrassa. Kun työntekijät säästävät aikaa, virheet vähenevät tai tekeminen nopeutuu, vaikutus voi olla yllättävän suuri.

Hyvä esimerkki on KEHA-keskuksen työaikaleimaussovellus. Leimaus tapahtuu jopa neljä kertaa päivässä noin 3700 henkilön toimesta – ja jos yksi leimaus vie vaikka minuutin, kokonaisajaksi kertyy yli 200 työtuntia päivässä. Kun käyttöä helpotettiin poistamalla esimerkiksi VPN-vaihe mobiilileimauksesta, säästö konkretisoituu sujuvuutena, nopeutena ja työrauhana. Fimean mukaan vastaava sovellus toi heille yli 300 000 euron vuosisäästöt.

Lue artikkeli työaikaleimaussovelluksesta tästä!

Jos sovellus maksaa 20 000 euroa ja tuo 300 000 euron vuosisäästön, se maksaa itsensä takaisin jo ensimmäisen kuukauden aikana. Sisäiset työkalut voivat olla liiketoiminnan kannalta erittäin kannattavia, myös silloin, kun ne eivät suoraan kasvata liikevaihtoa.

Milloin sisäistä sovellusta ei kannata tehdä?

Kaikkea ei kannata koodata itse. Jos valmis työkalu ajaa asian, sen käyttö on lähes aina edullisempaa ja nopeampaa. Sisäistä sovellusta ei kannata tehdä, jos ongelma on yleinen ja markkinoilta löytyy siihen jo toimiva ratkaisu. Myös liian harvoin käytettävät työkalut tai epäselvät prosessit voivat tehdä kehittämisestä turhaa. Sovellus ei pelasta huonoa toimintatapaa.

Esimerkkejä: Tällaisiin tarpeisiin sisäinen sovellus sopii erityisen hyvin

Sisäinen sovellus on parhaimmillaan silloin, kun jokin arjen tehtävä on liian monimutkainen hoidettavaksi sähköpostilla, Exceleillä tai hajanaisilla järjestelmillä.

Hyviä esimerkkejä ovat:
– Tuntikirjaukset ja työvuorosuunnittelu, kun valmiit ratkaisut ovat liian raskaita tai kalliita
– Myynnin tarjouslaskurit, kun tarvitaan nopeaa ja tilanteeseen mukautuvaa laskentaa
– Kenttätyön dokumentointi, esimerkiksi huoltokeikoilta tai tarkastuksista
– Sisäiset lomakkeet, kuten ilmoitukset, tarkistuslistat tai hyväksymiskierrot

Yhteistä näille on se, että ne säästävät aikaa, ehkäisevät virheitä ja tuovat selkeyttä työarkeen ilman, että koko organisaation täytyy vaihtaa järjestelmää. Kuten aiemmin mainittu leimaussovellus osoittaa, pienikin yksilötason parannus voi tuoda merkittäviä säästöjä ja hyötyjä koko kuvaa katsoessa.

Miten sisäinen sovellus toteutetaan järkevästi?

Sisäinen sovellus kannattaa rakentaa niin, että se ratkaisee juuri sen ongelman, jota varten se tehdään – ei enempää. Liian laajaksi paisunut kokonaisuus on usein kallis, hidas ja vaikeasti omaksuttava. Hyvä toteutus lähtee liikkeelle yhdestä konkreettisesta tarpeesta ja kehittyy käytön mukaan. Järkevä tapa lähestyä kehitystä on valita ohjelmistotalo, joka hyödyntää moderneja menetelmiä kuten nocode- ja vibecode-teknologioita. Niiden avulla saadaan toimivia ratkaisuja nopeammin ja pienemmällä budjetilla kuin perinteisellä koodauksella.

Modernien kehitystapojen, kuten nocoden ja vibecoden, etuna on se, että niillä saadaan ensimmäinen versio eli MVP (Minimum Viable Product) valmiiksi nopeasti ja kohtuullisella budjetilla. MVP tarkoittaa sovelluksen yksinkertaisinta mahdollista versiota, joka sisältää vain tärkeimmät toiminnallisuudet. Sen avulla voidaan testata, ratkaiseeko sovellus arjen ongelman ennen kuin kehitystyöhön investoidaan enempää. Kun turha ei vie aikaa ja raha käytetään vain olennaiseen, yritys pääsee nopeasti näkemään, säästyykö aikaa, vähenevätkö virheet ja helpottuuko tekeminen käytännössä.

Sisäisen sovelluksen arvo paljastuu käytössä

Vaikka sisäinen sovellus ei tuo kassaan suoraa tuloa, sen vaikutus voi näkyä yllättävän nopeasti. Työnteko nopeutuu, virheet vähenevät ja aikaa vapautuu muuhun – ja usein juuri se säästetty aika tuo lopulta myös rahallista säästöä. Hyödyt konkretisoituvat käytössä: arkinen tekeminen sujuu vaivattomammin ja turhat säätämiset jäävät pois. Vaikka vaikutusta ei näe heti, muutaman kuukauden päästä ero entiseen on yleensä selvä.