Mitä Excel tekee parhaiten

Ennen kuin lähdetään puhumaan Excelin korvaamisesta, on syytä mainita myös asiat, joissa Excel on loistava ja joiden ansiosta se on vakiinnuttanut paikkansa toimistotyöläisen työkalupakissa.

Muutamia esimerkkejä:
‍
1) Tiedonhallinta: Excel tarjoaa helpon tavan tallentaa, järjestää ja analysoida tekstimuotoista tietoa.
‍
2) Laskentakaavat: Tarjoavat tehokkaan tavan suorittaa monimutkaisia laskutoimituksia automaattisesti. Niitä voidaan hyödyntää esimerkiksi budjetoinnissa, ennustamisessa ja analyyseissa.
‍
3) Taulukot ja grafiikat: Auttavat visualisoimaan tietoja selkeällä ja havainnollisella tavalla. Ne voivat auttaa havaitsemaan trendejä, tekemään vertailuja ja esittämään tietoa ymmärrettävässä muodossa.

4) Talouden raportointi: Excelin avulla voidaan luoda ammattimaisia raportteja, jotka tarjoavat selkeän kuvan liiketoiminnasta ja muutoksista avainluvuissa.

5) Helppo käytettävyys: Excel on laajalti tunnettu ja käytetty ohjelma, joten monilla työntekijöillä on jo perustiedot sen käytöstä.

Milloin sovellusta kannattaa harkita

Excel ei kuitenkaan aina ole paras työkalu tehtävään. Kun Excelin toiminnallisuudet loppuvat kesken, yrityksissä saatetaan päätyä etsimään kiertoteitä haluttujen tulosten saavuttamiseksi. Seurauksena saattaa olla lisääntynyt sähköpostinen lähettely, saman tiedon täyttäminen moneen paikkaan tai muita toimenpiteitä, jotka loppujen lopuksi vain hidastavat työntekoa ja kokonaisuuden hallintaa.

Näissä tilanteissa on järkevää pohtia, olisiko kyseinen prosessi sittenkin parempi, jos se toteutettaisiin sovelluksella. Ennen Low-code teknologioita sisäisten työkalujen kehittäminen oli niin kallista, että vain suurimmilla yrityksillä oli siihen mahdollisuus. Ajat ovat kuitenkin muuttuneet ja nyt käytännössä jokaisella yrityksellä on mahdollisuus kehittää omaa toimintaansa muutamien kymppien kuukausimaksulla. Jos tämä säästää tunteja tai jopa päiviä työntekijöiden aikaa kuukausittain, on sijoitus helposti perusteltavissa.

Katsotaan seuraavaksi muutama tilanne, jolloin sovellus saattaisikin olla Exceliä parempi ratkaisu.

Yhteistyö ja käyttöoikeudet

Yrityksen kasvaessa käyttäjät ja tietomäärä lisääntyy. Jos useat tiimin jäsenet tarvitsevat mahdollisuuden työskennellä samanaikaisesti samoilla tiedoilla tai jos tarvitaan tarkkaa käyttöoikeuksien hallintaa, sovellus tarjoaa Exceliä parempia yhteistyöominaisuuksia.

Sovellus mahdollistaa reaaliaikaisen yhteistyön ja muutosten seurannan. Työtä voidaan tehdä saumattomasti kaikilla laitteilla, joten sovellus on käytössä myös toimistotyön ulkopuolella esimerkiksi liikkuvassa työssä. Sovellus varmistaa myös sen, että kaikilla työntekijöillä on käytössä ajan tasalla oleva tieto, eikä esimerkiksi useita versioita Excelistä tallennettuna työntekijän tietokoneelle.

Tietojen validiointi ja tiedostomuodot

Ajan tasalla oleva, oikein merkitty tieto on jokaisen järjestelmän kulmakivi. Jatkona yhteistyön ja usean henkilön työskentelyn helpottamiseen, sovellukseen voidaan rakentaa erilaisia tietojen validointisääntöjä, jotka estävät virheellisten tai ristiriitaisten tietojen syöttämisen. Tämä varmistaa tietojen eheyden ja vähentää inhimillisen syötön aiheuttamia virheitä, sekä estää käyttäjiä esimerkiksi poistamasta tietoa tai jättämästä tarpeellisia tietoja täyttämättä.

Sisäänrakenettujen validiointisääntöjen lisäksi sovellukseen voidaan rakentaa ohjeistuksia ja tukea käyttäjille, jolla voidaan vielä edelleen varmistaa tietojen oikeanlainen täyttö, joka helpottaa datan hallintaa ja esimerkiksi esihenkilöiden työskentelyä huomattavasti.

Tietojen validioinnin lisäksi sovelluksessa voidaan hyödyntää myös erilaisia tiedostomuotoja, kuten kuvia ja videoita, mikäli ne ovat työn kannalta oleellisia. Esimerkki tästä ovat vaikka kuvat tehdystä työstä laskutus- tai raportointitarkoitukseen tai personoitu koulutusvideo uudelle työntekijälle.

Automaatiot

Sovellukseen voidaan luoda automaattisia työnkulkuja, sekä kirjaus- ja raportointiprosesseja, jotka säästävät aikaa, minimoivat manuaalisen työn ja varmistavat tasaisen työnlaadun.

Automaatioiden avulla varmistetaan, että käyttäjän tarvitsee tehdä minimimäärä työtä sen eteen, että kaikki tarvittava täytetyistä tiedoista seuraaviin työvaiheisiin tapahtuu ennalta määrätyn prosessin mukaisesti. Näin poistetaan mahdollisuuksia esimerkiksi unohduksille tai työvaiheiden järjestyksen muuttamiselle, joka helpottaa esimerkiksi projektien aikataulujen seurantaa tai eri työvaiheisiin käytettyä aikaa.

Automaatioilla voidaan esimerkiksi täyttää kenttiä, kun projekti siirtyy seuraavaan vaiheeseen, lähettää muistutuksia tai aikatauluttaa kerran toistuvia tai jatkuvia tehtäviä tulevaisuuteen.

Yhdistäminen muihin järjestelmiin

Sovellukset voidaan integroida muihin yrityksen käyttämiin järjestelmiin, kuten CRM- tai ERP-järjestelmiin. Tämä mahdollistaa tietojen synkronoinnin eri alustojen välillä ja varmistaa, että työkalut puhuvat keskenään ja oikea tieto on päivitettynä jokaisessa järjestelmässä.

Sovellus voi esimerkiksi päivittää asiakas- tai tilaustietoja, varastosaldoja tai työntekijämuutoksia yhdestä järjestelmästä muihin käytössä oleviin järjestelmiin. Sovellukseen voidaan tuoda tietoa muista lähteistä ja hyödyntää näin jo olemassa olevaa dataa.

Mukautettu käyttöliittymä

Edellä mainittujen lisäksi sovelluksen avulla voidaan yksinkertaisesti lisätä positiivista työntekijäkokemusta.

Sen sijaan, että työntekijät avaavat Excelin lounastauolla tai päivän päätteeksi, he voivat tehdä työtään sovelluksella, joka on täysin yrityksen näköinen ja josta löytyy vain ne toiminnallisuudet, jota työn tekemiseen tarvitaan. Sovellus on nopeasti käytettävissä kaikilla laitteilla, sen käyttö on tehty mahdollisimman helpoksi, eikä aikaa mene hukkaan monien päällekäisten Exceleiden kanssa temppuillessa.

Sovellus valmiiksi parissa kuukaudessa

Vähäkoodisen sovelluskehityksen avulla voidaan rakentaa täysin uniikkeja sovelluksia muutamassa viikossa. Nykyteknologialla on mahdollista tehdä niin monipuolisia ratkaisuja, että jokainen, joka taistelee tällä hetkellä päällekäisten Exceleiden kanssa, voi saada helpotuksen työhönsä sovelluksen avulla.

Ensimmäinen askel kohti sovellusta on tiedostaa yrityksen prosessit ja miettiä, mitkä niistä toimisivat paremmin, mikäli siirryttäisiin sovellukseen. Ota huomioon, että sinun ei myöskään tarvitse olla tekninen henkilö tai ymmärtää ohjelmistoista voidaksesi kehittää liiketoimintaasi sovellusten avulla. Lue lisää sovelluksen suunnittelusta tästä tekstistä.

Mikäli sovelluksen tarve mietityttää, lataa tästä ilmainen "Tarvitsenko sovellusta" checklist!

Lataa Checklist